fortee 採択者メール送り方 - まるすけのブログ

プロポーザルの採択会議を経て、採択者にさぁメールを送ろうとしたら詰まってしまった経験ありますか。

さっきそれでした。調べても手順なかったのでちょっとまとめてみます。

手順1. メールのテンプレートを作成する

まずは送信するメールの設定をします。

オーガナイザーメニュ→メール→テンプレート→新規追加からテンプレートを作成できます。

作成したらテンプレートタイプを「スピーカー」にして、必須項目をうめていきます。

本文は以下のように書きます。トークンを使ってメールのテンプレートを作成でき、[[proposals_to_be_accepted()]]を使うと後に設定する「スピーカー確認フラグ」を付けたプロポーザルの内容が自動で展開されます。

[[display_name]]様

〇〇実行委員会です。

〇〇20XX のトーク募集に応募頂き、ありがとうございました。
検討の結果、是非、以下のトークをお願いしたく、ご連絡差し上げました。

【採択されたトーク】
[[proposals_to_be_accepted()]]

1）採択手続

以下のURLにて手続きをお願いします。

https://fortee.jp/<カンファレンス名slug>/speaker/proposal/list
....

手順2: スピーカー確認フラグを付ける

スタッフ側が採択を決定してもスピーカー側の都合が合わない場合もあります。そのため、採択者に採択可能かを選択してもらうため、まずはプロポーザルの状態をスピーカー確認に移動させます。

※ もし、採択者側に採択可能かを選択して貰う必要がない場合はスピーカーOKにしても良い。ただし、この場合は先程作成したメール本文のトークンを変える必要がある。またメールにスピーカー側の手続きの項目が必要なくなる

これは、オーガナイザメニュー→プロポーザル→リスト→プロポーザルの右側の編集ボタンから編集できます。

※ ただし注意してください。この状態に移動させた瞬間、プロポーザルを出した本人からはスピーカーメニューで以下のように表示されるようになります。つまり、本人がこのページを監視している場合、メールを送信する前にバレちゃいます。

手順3. 実メールの作成

オーガナイザメニュー→テンプレート→手順1で作成したテンプレートを選択→右上のデプロイにてメールを送る対象一覧からメールのデプロイができます。ここで、デプロイとは、「送信する実メールの構築、及び送信メールメニューへの追加」的な意味合いであり、実際の送信とは異なります。

ここで、採択者に対して青色の「デプロイ」ボタンを押すことでデプロイできます。

※ ただし、個別にやるのは面倒なので、以下のようにすることで多少手間が省けるかもしれません。

オーガナイザメニュー→設定→タグから採択したプロポーザル、またはスピーカーを識別するタグを作成 (タグは非公開に設定)
それを採択したプロポーザル、またはスピーカーに付与
メールのデプロイ画面で、以下のようにフィルタを利用して絞り込み、全てデプロイを押す

手順4. 実メールの確認

手順3と同じデプロイページにて、以下画像のボタンを押すことで作成されたメールを確認することができます。

ここで、トークンが正しく展開されているか確認します。

ここで、もしメールが正常に展開されていなかったり書き間違いがあった場合は、作業の見直し、またはテンプレートを編集して、デプロイページから「全てデプロイ(未送信上書き)」をクリックすることで、新しくなったテンプレートでメールをデプロイしてくれます。(個別にやる場合は、デプロイを一度削除してから再度デプロイするとできると思います)

手順5. メールの送信

先程の実メール確認ページの右上に青い送信ボタンがあるので、そこから送信できます。

量が多い場合はオーガナイザメニュー→メール→送信メールから右上の「すべて送信」を押すことで一括送信できます。

これで作業は終わりです。

コラム

メールの手動編集

一部メールには特定の連絡を入れたい！という場合、メールを一度デプロイしている状態で、オーガナイザメニュ→メール→送信メールから、編集するメールの詳細をクリックし、編集することができます。

終わりに

間違ってることがあればTwitterにてメンションしてください。